1. MỤC ĐÍCH
Quy trình này đưa ra những nguyên tắc cơ bản và phương pháp quản lý trang thiết bị, tổ chức định kỳ các hoạt động duy tu, sửa chữa, bảo dưỡng nhằm đảm bảo năng lực các trang thiết bị phục vụ tốt nhất trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho các hoạt động kiểm tra đánh giá tình trạng, lập kế hoạch và tổ chức duy tu, sửa chữa trang thiết bị toàn UBND Phường.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
Sổ tay chất lượng
TCVN ISO 9001:2002
4. ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT:
Không áp dụng
5. NỘI DUNG
5.1 Lưu đồ: (xem trang bên):
5.2.1 Theo dõi trang thiết bị:
Văn phòng, các bộ phận chuyên môn có nhiệm vụ phải theo dõi thường xuyên các điều kiện trang thiết bị tại bộ phận mình như (các thiết bị sử dụng cho nghiệp vụ, các thiết bị vệ sinh, trang thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, photto ....) để kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý đảm bảo an toàn, điều kiện cơ sở luôn tốt phục vụ công tác quản lý nhà nước. Đối với trang thiết bị lớn và các bộ phận có tính chất quan trọng thì phải định kỳ bảo dưỡng, sửa chữa. Đối với trang thiết bị nhỏ lẻ, thì phải thường xuyên theo dõi, phát hiện kịp thời các sự cố để thay thế, sửa chữa.
5.2.2 Lập kế hoạch và đề xuất phương án sửa chữa, thay thế trang thiết bị:
Lập Kế hoạch:
Căn cứ nguồn kinh phí phục vụ sửa chữa, thay thế trang thiết bị hàng năm
Căn cứ tình trạng trang thiết bị tại các bộ phận chuyên môn
Văn phòng triển khai tổng hợp và thiết lập kế hoạch sửa chữa/ thay thế trang thiết bị theo BM-QT02/VP-01 trình Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch phụ trách trách phê duyệt và tổ chức thực hiện.
Đề xuất khi có phát sinh hỏng:
Các bộ phận chuyên môn khi có phát sinh hỏng thiết bị đột xuất có trách nhiệm: Thiết lập giấy yêu cầu sửa chữa máy thiết bị văn phòng theo BM-QT02/VP-02 chuyển Văn phòng xem xét và trình ban lãnh đạo phường phê duyệt.
5.2.3 Phê duyệt
Sau khi lập xong kế hoạch/ giấy yêu cầu, Văn phòng trình lên Chủ tịch hoặc phó chủ tịch phụ trách phê duyệt. Tuỳ theo tính chất của việc sửa chữa thay thế mà Ban lãnh đạo phường sẽ cân nhắc. Với những cơ sở vật chất, thiết bị không quá lớn thì Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch phụ trách phê duyệt trực tiếp. Nếu ngược lại, Ban lãnh đạo phường sẽ triệu tập Hội đồng thẩm định để quyết định cụ thể hơn về phương án, kế hoạch triển khai
Kế hoạch, nhu cầu sẽ được Văn phòng trình lên Hội đồng thẩm định nội bộ phường xem xét và phê duyệt.
Trường hợp toàn bộ nội dung liên quan đến sửa chữa cơ sở hạ tầng, thiết bị văn phòng đạt mức khả thi cao, đáp ứng nhu cầu thực tiễn của phường được Hội đồng thẩm định phê duyệt, Văn phòng tiến hành từng bước thực hiện.
Trường hợp kế hoạch, phương án hoặc nhu cầu không đạt yêu cầu hoặc thiếu khả thi về mặt giải pháp, không phù hợp so với thực tại của phường … Văn phòng hoặc các đơn vị có nhu cầu phải cân nhắc, lập lại hoặc điều chỉnh sao cho hợp lý nhất, hoặc hội đồng thẩm định bãi bỏ vì lý do nào đó.
5.2.4 Thực hiện:
Khi kế hoạch được chấp thuận, Văn phòng xem xét và chỉ đạo các nhóm kỹ thuật được phân công hoặc lựa chọn các nhà thầu phụ về dịch vụ sửa chữa sẽ tổ chức triển khai thực hiện:
Bước 01: Nhóm kỹ thuật tiến hành kiểm tra các thiết bị sau đó tiến hành lập biên bản kiểm tra tình trạng kỹ thuật thiết bị máy văn phòng BM-QT02/VP-04.
Bước 02: Sau khi xác định được những chi tiết hỏng hoặc cần phục hồi nhóm kỹ thuật lại tiếp tục kiểm soát cụ thể từng thiết bị, đánh giá từng chi tiết hoặc cụm chi tiết lập biên bản kiểm tra xác định chi tiết bộ phận cần phục hồi/ thay thế BM-QT02/VP-06.
Bước 03: Sau kiểm soát chặt chẽ toàn bộ thiết bị văn phòng nhóm kỹ thuật tiến hành lập đề nghị mua hàng hoá, thiết bị thay thế (nếu cần thiết). Sau tiếp nhận thiết bị, vật tư được cấp phát nhóm kỹ thuật triển khai thực hiện sửa chữa/ bảo dưỡng.
5.2.5. Kiểm tra/ nghiệm thu:
Các hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa sau khi được triển khai thực hiện, Văn phòng, nhóm kỹ thuật và các bộ phận chuyên môn sử dụng hoặc quản lý trực tiếp có trách nhiệm nghiệm thu chặt chẽ theo biên bản nghiệm thu máy móc, thiết bị BM-QT02/VP-07, BM-QT02/VP-08.
5.2.6 Bàn giao, sử dụng:
Các thiết bị sau bảo dưỡng, sửa chữa sẽ được nhóm kỹ thuật bàn giao lại cho các bộ phận chuyên môn (trước khi tiếp nhận thiết bị sau sửa chữa, các bộ phận chuyên môn có trách nhiệm chạy hoặc đưa vào vận hành thử), đồng thời yêu cầu phải có đầy đủ chữ ký xác nhận với nhau.
5.2.7. Kiểm soát các thiết bị không còn giá trị sử dụng:
Đối với những trang thiết bị hư hỏng không còn khả năng sử dụng hoặc những trang thiết bị nếu tiếp tục sử dụng phải chi phí sửa chữa quá lớn sẽ được tiến hành thanh lý theo theo đúng quy định hiện hành, gồm các bước:
Bước 1: Tổng hợp danh mục tài sản cần thanh lý
Văn phòng tham mưu lãnh đạo phường thành lập tổ kiểm kê, thực hiện kiểm kê, tổng hợp và báo cáo danh mục trang thiết bị cần thanh lý theo BM-QT02/VP-08 kèm theo hồ sơ theo dõi, quản lý đối với từng trang thiết bị (Hợp đồng, biên bản giao nhận, biên bản sửa chữa,...)
Bước 2: Thẩm định chất lượng hoặc đánh giá lại trang thiết bị cần thanh lý
Hội đồng thanh lý tài sản, thực hiện việc thẩm định, đánh giá lại trang thiết bị theo đúng quy định hiện hành và lập Biên bản đánh giá lại tài sản cần thanh lý.
Bước 3: Trình hồ sơ đề nghị thanh lý trang thiết bị
Hội đồng thanh lý tài sản lập Hồ sơ đề nghị thanh lý trang thiết bị báo cáo Chủ tịch phê duyệt, bao gồm:
- Văn bản đề nghị thanh lý trang thiết bị
- Danh mục trang thiết bị cần thanh lý
- Biên bản đánh giá lại trang thiết bị cần thanh lý
Bước 4: Tổ chức bán thanh lý trang thiết bị
Hội đồng thanh lý tài sản tổ chức bán trang thiết bị thanh lý hoặc huỷ trang thiết bị (nếu có) sau khi có chấp thuận của Ban lãnh đạo phường và những trang thiết bị được phê duyệt thanh lý: Thông báo thanh lý tài sản, tổ chức buổi thanh lý, lập hoá đơn,...
Bước 5: Báo cáo kết quả thanh lý tài sản
Ngay sau khi việc thanh lý tài sản thanh lý kết thúc, Văn phòng chủ trì làm báo cáo kết quả thực hiện thanh lý trang thiết bị theo BM-QT02/VP-10 và thực hiện ghi giảm tài sản theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
6. BIỂU MẪU:
BM-QT02/VP-01: Kế hoạch sửa chữa trang thiết bị
BM-QT02/VP-02: Giấy đề nghị sửa chữa thiết bị văn phòng
BM-QT02/VP-03: Biên bản kiểm tra tình trạng KT thiết bị máy văn phòng
BM-QT02/VP-04: Biên bản kiểm tra xác định chi tiết bộ phận cần phục hồi/ thay thế
BM-QT02/VP-05: Biên bản nghiệm thu sửa chữa thiết bị văn phòng
BM-QT02/VP-06: Danh mục trang thiết bị cần thanh lý
BM-QT02/VP-07: Báo cáo kết quả thực hiện thanh lý trang thiết bị
7. HỒ SƠ LƯU
Toàn bộ các hồ sơ quản lý trang thiết bị được Văn phòng lưu trong thời gian 05 năm.