1

Mục đích:

- Quy định chi tiết trình tự thủ tục việc tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân phường chủ trì nhằm thực hiện sự chỉ đạo, điều hành, triển khai các nhiệm vụ kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh và giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật.

- Đồng thời, nâng cao chất lượng, giảm bớt số lượng các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân phường; góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành; đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh công tác cải cách hành chính.

2

Phạm vi áp dụng:

- Tại các cuộc họp do Chủ tịch, Các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường chủ trì có trong lịch công tác tuần của phường hoặc các cuộc họp, hội nghị phát sinh.

- Toàn thể cán bộ, công chức của phường Phú Lương.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

3.2

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Đơn vị

Chủ trì

Đơn vị

phối hợp

Thời gian

 Kết quả

I. Chuẩn bị trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra

B1

Chuẩn bị tài liệu          (nếu có) và gửi mail tài liệu họp cho Văn phòng UBND phường.

- Bộ phận, cá nhân tham mưu tổ chức cuộc họp, hội nghị

- Văn phòng UBND phường

Chậm nhất 3 ngày trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra

(Trường hợp đặc biệt chậm nhất 1 ngày)               

Tài liệu họp

B2

Chuẩn bị giấy mời trình lãnh đạo UBND phường ký ban hành hoặc xin ý kiến về nhắn tin tự động.

Văn phòng UBND phường Phú Lương

Chậm nhất 3 ngày trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra (Trường hợp đặc biệt chậm nhất sau 2 giờ)        

Giấy mời, tin nhắn tự động

B3

Ký ban hành giấy mời hoặc phê duyệt đề xuất nhắn tin tự động

TT UBND phường Phú Lương

0,5 ngày

Giấy mời, tin nhắn tự động

B4

Phát hành giấy mời và nhắn tin tự động

Văn phòng UBND phường Phú Lương

Ngay sau khi lãnh đạo UBND phường phê duyệt

Giấy mời, tin nhắn tự động

B5

Chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất   (địa điểm, điện, nước, âm thanh, loa đài...)

Văn phòng UBND  phường Phú Lương, tạp vụ, Đài truyền thanh phường

Chậm nhất sau 0,5 ngày trước khi diễn ra cuộc họp, hội nghị

Địa điểm, điện, nước, tài liệu họp (nếu có)

B6

Bố trí chi kinh phí, phát tài liệu (nếu có), tiếp nước, phục vụ, loa đài...

Văn phòng  UBND  phường Phú Lương

Tài chính kế toán

15-30 phút  trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra

Danh sách chi kinh phí, tài liệu cấp phát…

II. Khi cuộc họp, hội nghị diễn ra

B1

Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu...

Thư ký cuộc họp, hội nghị

Tại cuộc họp

B2

Báo cáo hoặc trình chiếu tại cuộc họp (nếu có)

Cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ

Tại cuộc họp

Tài liệu họp được báo cáo hoặc trình chiếu

B3

Tham gia ý kiến (đóng góp, giải trình...) tại cuộc họp, hội nghị

Các thành viên tham dự

Tại cuộc họp

B4

Kết luận cuộc họp, hội nghị

Chủ trì hội nghị, cuộc họp

Tại cuộc họp

B5

Ghi biên bản cuộc họp, hội nghị

Thư ký hội nghị, cuộc họp

Tại cuộc họp

Biên bản hoặc sổ ghi chép cuộc họp, hội nghị

B6

Thông qua kết luận nội dung cuộc họp, hội nghị

Thư ký hội nghị, cuộc họp

Tại cuộc họp

Dự thảo kết luận

B7

Chỉnh sửa, thông qua lại kết luận nội dung cuộc họp, hội nghị (nếu có)

Thư ký hội nghị, cuộc họp

Tại cuộc họp

Dự thảo kết luận

B8

Ký biên bản cuộc họp, hội nghị

Chủ trì, Thư ký cuộc họp, hội nghị và các thành viên tham dự (nếu cần)

Tại cuộc họp

Kết luận của cuộc họp, hội nghị

B9

Phát hành văn bản kết luận cuộc họp, hội nghị

Văn phòng UBND phường Phú Lương

Ngay sau khi lãnh đạo phường ký duyệt

Văn bản kết luận đã có chữ ký, dấu

B10

Theo dõi thực hiện văn bản kết luận

Cán bộ công chức được phân công theo dõi, phụ trách

Thường xuyên

Tổng hợp kết quả theo dõi

4

Biểu mẫu

Không áp dụng

5

Lưu hồ sơ

- Biên bản cuộc họp (các giấy tờ cần lưu trữ theo quy định).

- Thông báo kết luận (nếu có).